Wie kann ich Yamaha Kaufverträge in das CSB importieren?

Mit der CSB-Programmversion #13815 vom 18.12.2024 besteht die Möglichkeit einen in Ympulse angelegten Kaufvertrag direkt ins CSB zu importieren.

Wichtig: Damit diese Funktion genutzt werden kann muss zunächst die Yamaha Service API in CSB angebunden werden, wie dies durchgeführt wird erfahren sie in Kapitel 1 der folgenden Anleitung: Wie kann ich die Yamaha Service API mit CSB nutzen (Checklisten, Rückrufaktionen und Servicevorgänge)

Haben Sie Schritt 1 aus der obigen Anleitung erfolgreich durchgeführt können Sie hier fortfahren.

Für den Import von Yamaha Kaufverträgen wurde im Programmpunkt 7-4 - Aufträge und Reservierungen ein neuer Button [[Button: YamahaImport]] hinzugefügt.

Klicken Sie auf den Button und es folgt zunächst eine Abfrage ab welchem Datum die Daten aus Yamaha Ympulse abgerufen werden sollen.

Geben Sie das gewünschte Startdatum ein und bestätigen Sie mit [[Image: CSB-BildUnten-Button]]. CSB lädt nun die Verfügbaren Verträge und stellt diese in einer Liste dar.

Mittels des Buttons [[Button: Vertragsdaten abrufen]] wird der markierte Vertrag im Detail angezeigt.

Abgleich mit CSB-Daten

Im nächsten Schritt gilt es die Vertragsdaten aus Ympulse mit eventuell im CSB bereits vorhandenen Daten abzugleichen. Zunächst wird der Kundenstamm durchsucht und mögliche Treffer im Bereich "Ähnliche Kunden in CSB" dargestellt. In der Spalte "Match" ist die Anzahl der übereinstimmenden Felder dargestellt (1), so dass der Kunde mit der höchsten Übereinstimmung an erster Stelle steht. Falls es sich um den selben Kunden handelt kann dieser dann mittelst des Buttons [[Button: gewählten Kunden zuordnen]] (2) dem zu erstellendem Kaufvertrag zugeordnet werden.

Ist kein passender Kunde gefunden worden kann dieser mit der Schaltfläche [[Button: Kunde neu anlegen]] (3) neu angelegt werden.

Im nächsten Schritt wird dann das Fahrzeug überprüft. Ist ein Fahrzeug z.B. mit der gleichen Fahrgestellnummer oder der selben Auftragsnummer bereits im CSB vorhanden, dann wird dies in der Spalte "Keynum" (4) grün dargestellt und die interne Nummer aus dem CSB-Fahrzeugstamm dort dargestellt (steht in dem Feld nur eine 0, wurde kein passendes Fahrzeug gefunden).

Wurde kein passendes Fahrzeug gefunden kann dieses durch den Button [[Button: Fahrzeug anlegen / aktualisieren]] (5) angelegt werden.

WICHTIGER HINWEIS: In den Kaufvertragsdaten von Ympulse sind nur sehr wenige Informationen enthalten. Daher müssen einige fehlende Informationen im Fahrzeugstamm manuell gepflegt werden, insbesondere Einkaufspreise sind nicht enthalten. Die Fahrzeugart und auch die Warengruppe müssen zwingend gepflegt werden damit die Anlage erfolgen kann.

Solange kein Fahrzeugtreffer gefunden wurde, ist die Schaltfläche [[Button: gewähltes Fahrzeug zuordnen]](6) ausgegraut. Erst wenn ein Fahrzeug gefunden wurde, kann dieses über die Schaltfläche dem Vertrag zugeordnet werden.

Wenn Kunde und Fahrzeug angelegt und dem Vertrag zugeordnet sind, werden die Felder "zugeordneter Kunde" (7) und "zugeordnetes Fahrzeug" (8) grün hinterlegt, dadurch wird dann auch die Schaltfläche [[Button: Auftrag erzeugen]] (9) aktiv.

Ist der Auftrag angelegt wird die Auftragsnummer im Feld "eigene AuftrNr." angezeigt. Der Import kann verlassen werden und der neue Vertrag wird im Scrolling dargestellt, kann dort nun weiter bearbeitet werden. Wenn eine Auftragsnummer bereits existiert und die Schaltfläche [[Button: Auftrag erzeugen/ aktualisieren]] verwendet wird, dann werden die Auftragsdaten im Programmpunkt 7-4 aktualisiert (jedoch nicht der Kundenstamm und auch nicht der Fahrzeugstammsatz, sowie ein eventuell angelegter interner Auftrag mit Ausstattung).

Ausstattung

Wenn alle Zuordnungen getroffen sind und ein Auftrag angelegt wurde, kann eventuell im Kaufvertrag mitgeliefertes Zubehör als Paket gespeichert werden (10). Dieses Paket kann dann in einen Werkstattauftrag importiert werden.

Hierfür im Werkstattauftrag, in welchen die Zubehörteile gebucht werden sollen, über den Button [[Button: ETK-Daten-F7]] den Import öffnen und hier den Eintrag "1 - ETK-Daten Yamaha" aus der Liste auswählen.Im folgenden können Sie dann das zuvor generierte Paket auswählen.

Optional kann die ausgewählte Datei nach der Verarbeitung auch direkt gelöscht werden, damit diese nicht versehentlich ein zweites mal eingelesen wird.

Wichtig: Es folgt nun die Abfrage wie das Paket zu importieren ist. Hier ist vor allem die Abfrage ob die Preise neu berechnet werden sollen essentiell wichtig! Wird dies mit "N" beantwortet, dann werden die Preise so übernommen wie sie im Kaufvertrag mitgeliefert wurden. Wird hier hingegen ein "J" eingetragen, dann werden die Preise so kalkuliert, wie sie in CSB hinterlegt sind. Da die Preise in Ympulse und CSB nicht synchronisiert werden kann es hier dann zu Abweichungen kommen!

Wenn im Salesforce händlerspezifische Teile eingegeben werden, wird nach der Artikelnummer im CSB-Artikelstamm gesucht und bei Fund zugeordnet. Sollte jedoch kein Artikel im CSB gefunden werden können, dann wird der Artikel im Artikelstamm angelegt, allerdings ohne EK! (dieser muss unbedingt nachgepflegt werden). Dadurch wird der Artikel auch im Werkstattauftrag ohne EK übernommen, was einen falschen Ertrag von 100% ergibt! Hier muss somit einmal sorgfältig nachgearbeitet werden.

Anlage eigener Artikel im Salesforce

In Salesforce können auch eigene Artikel angelegt werden. Dabei ist es wichtig eine korrekte Artikelnummer anzugeben, die so auch im CSB-Artikelstamm vorhanden ist. Wird eine unbekannte Nummer verwendet, wird diese angelegt, hat dann aber keinen konkreten EK! In diesem Fall greift die in CSB hinterlegte Kalkulation bei EK=0. Wird ein Datensatz unter der Salesforce-Kategorie "services" angelegt, der mit dem DMS-Code "Arbeitszeit" versehen wird, dann wird dieses als AW in den Auftrag gebucht. Die Angegebene Menge wird dann in AW-Werte umgerechnet.

Hinweis: Die Menge 1 entspricht hierbei der Minutenanzahl die für einen AW im Programmpunkt 9-4-1 hinterlegt worden ist (idR. 6 bzw. 5 Minuten).