Was kann der neue S2-Werkstattkalender?

Der neue S2-Werkstattkalender wurde als modernere Alternative zu unserem klassischen Werkstattkalender entwickelt, der vor allem bei sehr großen Betrieben mit vielen Terminen und Mechanikern die Terminvergabe und Mechanikerplanung vereinfachen soll.

Wir haben uns hierbei an unserem klassichen CSB Werkstattkalender orientiert und diesen optisch etwas übersichtlicher gestaltet und um ein paar neue nützliche Funktionen ergänzt.

Eine kleine Übersicht der neuen Möglichkeiten des S2-Werkstattkalenders, stellen wir im folgenden Beitrag vor.

Was kann der neue Kalender?

1. Neue Kalenderansichten
2. Terminverkettung (Annahme, Werkstattermin(e), Abgabe)
3. Schnelle Kundensuche
4. Terminerinnerung an den Kunden per SMS / eMail
5. Übersichtlichere Darstellung der Farben
6. Neue Filtermöglichkeiten (Mitarbeiter / Tage)

1. Neue Kalenderansichten

Neben der klassischen Wochenansicht und Tagesansicht zur Terminplanung bietet der neue S2-Werkstattkalender nun zusätzlich eine Wochenansicht mit paralleler Termindarstellung sowie eine neue Listenansicht.

Siehe dazu: Welche Ansichten bietet der neue S2-Werkstattkalender?

2. Terminverkettung (Annahme, Werkstattermin(e), Abgabe)

Bis dato bestand ein Werkstattermin nur aus dem reinen Termin mit ggf. hinterlegten Informationen zur Annahme / Abgabe. Die Annahme und Abgabe waren jedoch keine eigenständigen Termine. Im neuen Kalender besteht jeder Werkstattermin aus Annahme, Werkstattermin und Abgabe, welche miteinander verkettet sind. Dabei werden Annahme und Abgabe als eigenständige Termine dargestellt, die anderen Mitarbeitern zugeteilt werden können.

Diese Annahme- und Abgabetermine können auf Wunsch auch automatisch in extra Kalender geschrieben werden statt in den normalen Werkstattkalender. Alternativ lassen Sie sich über einen Filter auch jederzeit ein- oder ausblenden.

Wird ein Werkstattauftrag nicht mit einem Termin fertig, es muss bspw. am nächsten Tag noch weiter gearbeitet werden und der Termin wird kopiert, dann wird dieser kopierte Termin ebenfalls in der Verkettung angezeigt. Somit haben Sie immer eine komplette Übersicht aller Termine von Annahme bis zur Rückgabe eines Vorgangs.

3. Schnelle Kundensuche

Wir haben die Kundensuche optimiert, die nun deutlich schneller die gewünschten Ergebnisse liefert:

Es werden alle Termine eines Kunden kalenderübergreifend angezeigt.

4. Terminerinnerung an den Kunden per SMS / eMail

Es besteht die Möglichkeit den Kunden terminiert bspw. einen Tag oder ein paar Stunden vor seinem Termin per eMail oder per SMS an seinen Termin zu erinnern. Diese Erinnerung kann direkt bei Anlage des Termins erstellt werden und wird automatisch X Minuten vor Terminbeginn an den Kunden versendet. Wird der Termin umgeplant, wird auch automatisch die Erinnerung angepasst (sofern diese nicht bereits versandt wurde).

5. Übersichtlichere Darstellung der Farben

Der klassiche CSB Werkstattkalender konnte nur eine Farbe darstellen. So kam es regelmäßig zu Konflikten, da Farben durch:
- Farbhinterlegung beim Mitarbeiter
- durch den Terminstatus (Kunde wartet, Auftrag fertig usw.)
- durch manuelles Ändern
- durch den Status des verbundenen Werkstattauftrags
geändert werden konnte. Mit dem neuen Kalender haben wir alle diese Farbmöglichkeiten neu dargestellt, so dass es nicht länger zu Konflikten kommt.

Hier ein Beispiel zur neuen Farbgebung:

Den Terminstatus (KFZ im Haus, Auftrag fertig, Kunde wartet, allte Teile am Lager) haben wir mit kleinen Icons gelöst, die beim Termin angezeigt werden, so ist die farbliche Darstellung nicht mehr möglich. Keine Sorge, auf Wunsch kann aber auch wieder die alte Farbgebung aktiviert werden.

Die Statusfarbe des Werkstattauftrags zeigen wir links in dem kleinen Balken neben dem Termin an.

Die Mitarbeiterfarbe / manuell gesetzte Farbe des Termins nehmen wir für den Kasten.

So kommt es nicht länger zu Farbkonflikten.

6. Neue Filtermöglichkeiten (Mitarbeiter / Tage)

Es ist nun auch möglich die verschiedenen Sichten des Kalenders zu filtern. So kann ich mir in den verschiedenen Kalendersichten bspw. nur die Termine eines oder gewisser Mitarbeiter anzeigen lassen. Es ist auch möglich sich nur die Termine anzuzeigen, die noch keine Mitarbeiterzuordnung haben. Hiefür steht im rechten Seitenmenü ein entsprechendes Menü zur Verfügung.

So kann ich mir bspw. nur die Termine für den Mitarbeiter "Gorn" anzeigen lassen.

Auch für die Mechanikerplanung via Tagesübersicht ergeben sich so ganz neue Möglichkeiten. So kann ich mir bspw. die Tagesplanung eines Mechanikers für eine ganze Woche anschauen. So sehe ich, wie der entsprechende Mitarbeiter die Woche über ausgelastet ist.

Ich habe hier im Beispiel den Mitarbeiter "Gorn" gewählt und lasse mir für die Woche vom 20.09 - 25.09 all seine Termine in der Tagesübersicht anzeigen und könnte nun via "Zu planende Termine" weitere Termine aus dem Auftragspool verplanen.

Diese Filter lassen sich in allen Kalendersichten anwenden.

7. Übersichtliche Darstellung der Termindaten

Die wichtigsten Termininformationen werden nicht länger wie im klassichen CSB Werkstattkalender in einer Fußleiste dargestellt, sondern klappen sich beim drüberfahren mit der Maus auf den jeweiligen Termin in einem extra Popup auf. 

Hier erhalten Sie alle wichtigen Rahmendaten zum Termin und dem Fahrzeug, die Auftragsnummer (wenn zugeordnet) und die Kontakdaten des Kunden. Es ist auch jederzeit möglich eine SMS oder eMail direkt aus dem Kalender heraus an den Kunden zu schreiben.

Die Detailinformationen finden Sie wie gewohnt direkt im Termin:

Hier sehen wir den verknüpften Kunden und das verknüpfte Fahrzeug und können diese bearbeiten / anzeigen. Wir sehen den Status des Werkstattauftrags und ob alle Teile am Lager oder noch Bestellungen offen sind. Der Vorgang von Annahme, Werkstattauftrag und Abgabe wird im unteren Bereich dargestellt, sind mehrere Werkstattermine verknüpft werden alle dem Vorgang zugeordneten Termine dargestellt.