Der Gesetzgeber verlangt durch die GoBD die zeitnahe Durchführung eines Kassenabschlusses. In folgender Anleitung zeigen wir Ihnen wie ein Kassenabschluss im CSB durchgeführt wird.
ACHTUNG! Hierbei handelt es sich um eine Anleitung für das alte Kassenbuch, wir empfehlen dringend die Verwendung des neuen Kassenbuches! Die Anleitungen für das neue Kassenbuch finden Sie hier:
- Wie aktiviere ich das neue Kassenbuch im CSB?
- Wie wird ein Kassenabschluss durchgeführt?
- Wie kann ich einen Kassenverbund anlegen und abrechnen?
- Wie kann ein Kassenbuch nachgedruckt werden?
Grundsätzlich gilt: um gängige Fehler zu vermeiden achten Sie beim Buchen den Tag über sehr sorgfältig auf die richtigen Zahlungsweisen (Bar, EC- und Kreditkarte). Achten Sie auf die Erfassung aller Ausgaben (Wie buche ich eine Geldentnahme / Geldeinlage?), jede Geldbewegung in der Kasse muss eine Buchung zur Folge haben.
Bevor der Kassenabschluss durchgeführt werden kann müssen Sie Ihre Kasse physisch zählen. Als Hilfestellung können Sie hierfür das Zählprotokoll im Programmpunkt 6-2 - Geldentnahme / Geldeinlage verwenden) Wie erstelle ich ein Zählprotokoll? (Kassenabschluss) verwenden.
Nachdem die Kasse physisch gezählt wurde kann der Kassenabschluss nun durchgeführt werden, dies kann sowohl im Programmpunkt A-3 - Kassenbuch drucken (einsehen mit A-D) oder Programmpunkt A-1 - Abrechnung Kasse klein erfolgen. Beide Programmpunkte führen zu einem Kassenabschluss, die Unterschiede liegen lediglich in der Menge der ausgewerteten Daten. Abrechnung Kasse klein bietet die Informationen in komprimierter Form, während der Abschluss über A-3 jede Kassenbuchung aufführt.
Wir fahren hier im Beispiel mit Programmpunkt A-3 - Kassenbuch drucken (einsehen mit A-D) fort, der ausführlicheren Auswertung der Kasse:
Im oberen Bereich können Sie einen Stationsfilter einstellen. Dieser muss für den Abschluss des Kassenbuch immer leer sein, da CSB als eine große Kasse betrachtet wird. Sie müssen das Kassenbuch somit auch ganzheitlich über alle Stationen abschließen.
Hinweis: Es ist jedoch möglich Kassenverbünde anzulegen und diese individuell abzurechnen wenn Sie mehrere Kassen betreiben.
Unterhalb des Stationsfilters kann der Zeitraum definiert werden, für den das Kassenbuch gedruckt werden soll, für den Kassenabschluss muss natürlich das heutige Tagesdatum gewählt werden, dies legt CSB bereits vor. Sollten Sie mehrere Tage kein Kassenbuch gedruckt haben, können Sie das Datum manuell auf den gewünschten Tag umstellen.
Zusätzlich bekommen Sie als Information angezeigt wann der letzte GoBD Kassenbericht gedruckt wurde (hier am 26.01.2023, bedeutet wir müssen zunächst das Kassenbuch für den 27.01.2023 abschließen).
Wichtig: Der Kassenabschluss kann nur täglich (sprich nur für einen einzelnen Tag) durchgeführt werden. Es ist nicht möglich mehrere Tage auf einmal abzuschließen. Alles was sich jedoch vor dem Datum des letzten GoBD Kassenberichts befindet (hier also alles vor dem 26.01.2023) kann auch in einer von-bis-Auswertung ausgegeben werden. Geben Sie hierfür den gewünschten Bereich im Feld von / bis Datum ein. CSB erstellt dann einen Kassenbericht über den gewünschten Zeitraum.
Im Feld "Übertrag" oben auf der rechten Seite sehen Sie den Kassenübertrag des Vortages der automatisch als Kassenanfangsbestand für den Folgetag gesetzt wird (hier 550,00 €).
Wichtig: Der Übertrag kann nicht verändert werden, jedwede Änderung des Kassenbestandes setzt eine Buchung voraus. Sollte Ihr Übertrag nicht stimmen muss eine entsprechende Korrekturbuchung im Programmpunkt 6-2 - Geldentnahme / Geldeinlage durchgeführt werden. Hier können Geldentnahmen und Geldeinlagen verbucht werden. Der Übertrag ergibt sich immer aus den Buchungen im System und darf somit nicht manuell verändert werden.
Hinweis: Schließen Sie zum ersten Mal ein Kassenbuch im CSB ab, müssen Sie dem System Ihren Kassenanfangsbestand zuvor mitteilen. Dies kann entweder durch eine entsprechende Geldeinlage im Programmpunkt 6-2 - Geldentnahme / Geldeinlage erfolgen oder Sie geben den Startwert als Übertrag oben rechts manuell ein. Das Feld ist beim ersten Kassenabschluss im CSB System noch editierbar, danach wird der Übertrag vom System automatisch geführt und kann nicht mehr verändert werden.
Auf der rechten Seite befinden sich dann noch weitere Möglichkeiten den Ausdruck optional zu konfigurieren. So können Sie bspw. entscheiden, ob EC- und Kreditkartenbuchungen mit auf dem Kassenbuch aufgeführt werden sollen.
Ist der korrekte Tag für den Kassenabschluss eingetragen und wurde die Kassen zuvor physisch gezählt, können Sie den Kassenabschluss mit [[Image: CSB-BildUnten-Button]] starten.
CSB ermittelt nun den aktuellen Kassenbestand. Dieser wird als Bargeldbestand ausgegeben (hier Bargeldbestand: 1128.00 € im unteren Beispiel).
Dieser Bestand muss mit Ihrem physisch gezählten Bestand übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall scheint ein Fehler vorzuliegen (ggf. Zahlungsart falsch gewählt, eine Ausgabe vergessen, beim Zählen verzählt usw.).
Sollte der Bargeldbestand nicht mit Ihrem gezählten Wert übereinstimmen besteht nun die Möglichkeit mit "Probedruck" = "J" zunächst einen Probedruck des Kassenbuchs zu drucken, hierbei wird die Kasse noch nicht abgeschlossen.
Der Probedruck kann bei der Suche nach Buchungsfehlern helfen und ist deutlich als Probedruck gekennzeichnet.
Brechen Sie danach den Vorgang mit [[Image: CSB-ESC-Button]] ab und gehen zunächst auf Fehlersuche. Wurde der Fehler gefunden müssen Sie den entsprechenden Vorgang stornieren (Wie führe ich eine Stornierung durch? (Kassenverkauf / Rechnungsverkauf stornieren)) und korrigieren bzw. eine Korrekturbuchung im Programmpunkt 6-2 - Geldentnahme / Geldeinlage vornehmen.
Stimmt Ihr physischer gezählter Kassenbestand nun mit dem Wert den CSB ermittelt hat überein, können Sie den Kassenabschluss beenden. Hierfür wird der Probedruck auf "N" gestellt und mit [[Image: CSB-BildUnten-Button]] das Kassenbuch gedruckt.
Mit dem folgenden Ausdruck des Kassenbuchs ist der Kassenabschluss erfolgreich durchgeführt.
Der aktuelle Bargeldbestand wird nun automatisch als Übertrag für den Folgetag gesetzt.
Verkäufe nach Abschluss des Kassenbuchs
Wurde Ihr Kassenbuch für den Tag bereits abgeschlossen und Sie verkaufen dennoch etwas (weil bspw. doch noch ein Kunde kurz vor knapp in den Laden gekommen ist) ist es zwingend notwendig die Kasse für den Tag erneut abzuschließen. Sollten Sie dennoch versuchen ein Kassenbuch zu drucken, weist das Programm mit einem entsprechenden Hinweis drauf hin.
Schließen Sie somit das Kassenbuch für den Vortag erneut ab.
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