Es ist möglich aus dem CSB heraus auch HTML-formatierte eMails zu versenden, hier können Sie Bilder direkt in den eMail Text integrieren und den Text selbst ein wenig gestalten.
Wir gehen hier in diesem Beispiel von einer Rundmail an die Kunden aus um bspw. zu einem Event einzuladen und erklären anhand dieses Beispiels das Vorgehen.
1. Bilder vorbereiten
Zunächst sollten Sie die Bilder die versendet werden sollen vorbereiten, dabei gibt es Folgendes zu beachten:
Größe der Bilder
Achten Sie darauf, dass die Bilder nicht zu groß sind, da für jeden Kunden später eine separate eMail verschickt wird und je größer die Bilder desto länger dauert natürlich auch der Versand. Versuchen Sie die Bilder also somit möglichst klein zu halten.
Die Größe der Bilder wird Ihnen bei Linksklick auf ein Bild direkt unten links im Windows Explorer angezeigt und sollten 1MB pro Datei möglichst nicht überschreiten, je kleiner desto besser.
Namen der Bilder
Achten Sie darauf, dass Ihre Bildnahmen möglichst kurz und OHNE Sonderzeichen und Leerzeichen sind.
Vermeiden Sie somit Bildnamen wie:
Sommer Grillfest mega super gut dürfte toll werden mega event 111!!"!!!11.jpg
und weichen Sie lieber auf zusammenhängende kurze Namen ohne Sonderzeichen und Umlaute aus:
grillevent_01.jpg
In unserem Beispiel schaut das ganze dann so aus:
Speicherort der Bilder
Da später für den Versand das CSB Programm permanent auf die Bilder zugreifen können muss bietet es sich an, die Bilder auch direkt im CSB/PRG-Verzeichnis zu hinterlegen, dort gibt es bereits einen Unterordner für Bilder. Dies stellt auch bei längerem Versand tausender Serienemails den Zugriff auf die Bilder sicher. Speichern Sie die Bilder für den Versand auf gar keinen Fall in Ihrem lokalen Dokumente-Verzeichnis oder gar dem Windows Desktop!
Den Pfad zu Ihrem PRG-Verzeichnis können Sie ganz leicht direkt im CSB Hauptfenster ablesen, er wird in der Titelzeile angezeigt.
Öffnen Sie in Ihrem Windows Dateiexplorer nun Ihr PRG-Verzeichnis und hier den Unterordner für Bilder.
In unserem Beispiel befindet sich das PRG-Verzeichnis unter:
C:\CSB\Demo\prg\
Darin finden wir auch den Ordner "BILDER".
Öffnen Sie den Ordner "BILDER" und kopieren Sie hier Ihre Bilder für den eMail Versand hinein, alternativ können Sie sich auch noch einen Unterordner "eMailBilder" anlegen für die Übersichtlichkeit.
Wir haben somit nun unsere möglichst kleinen, kurz und zusammenhängend ohne Sonderzeichen und Umlaute benannten Bilder im PRG\Bilder Verzeichnis gespeichert. Damit sind sie für den eMail Versand vorbereitet.
2. eMail Text vorbereiten
Als nächstes bereiten wir den eMail Text vor, diesen kann man zwar auch direkt beim eMail Versand erstellen aber ich empfehle den Text vorzubereiten, denn so geht er definitiv nicht verloren und kann auch wiederverwendet werden.
Für Texte hat CSB eine eigene Verwaltung, diese erreichen Sie über den Programmpunkt 9-6 - Texte bearbeiten. Hier finden Sie sämtliche im CSB hinterlegten Texte die Sie erstellt haben.
Mit dem Button [[Button: Neuer Text]] können Sie einen neuen Text anlegen.
Im Feld "Text Titel" können Sie zunächst den Titel ihres Textes definieren, dieser fungiert später auch als Betreff für die eMail.
Aktivieren Sie danach mit einem "J" bei HTML den HTML Editior. Dadurch wird der HTML Editor geladen und Sie können Ihren Text für die eMail gestalten.
Wichtig: Es ist zwingend erforderlich, dass der komplette Text mit dem HTML Editor in der CSB Warenwirtschaft erstellt wird. Es ist nicht möglich HTML aus einem anderen Programm einfach in den CSB Editor zu kopieren! Der CSB HTML Editor kommt mit moderneren HTML Tags nicht zurecht und das Ergebnis sieht am Ende nicht gut aus! Somit bitte die gesamte Mail komplett im CSB HTML Editor gestalten!
Um nun unsere Bilder einzufügen klicken wir oben in der Auswahl des HTML Editor auf das entsprechende Symbol um ein Bild einzufügen.
Wählen Sie hier "Lokales Bild einfügen" aus. Es wäre auch möglich die Bilder zunächst bei einem Dienstleister hochzuladen und diese einzubetten, in diesem Fall wählen Sie "Bild aus dem Web einfügen" aus. In unserem Beispiel arbeiten wir aber mit unseren lokalen Bildern aus dem PRG-Verzeichnis und wählen somit die Option "Lokales Bild einfügen".
Klicken Sie dann auf Durchsuchen und wählen ein gewünschtes Bild aus dem PRG\Bilder-Verzeichnis aus. Dieses wird dann nach Klick auf den Button "OK" in den Text übernommen.
Gestalten Sie so Ihren Text komplett fertig.
Hinweis: Sie können im Text die CSB-Variablen nutzen um bspw. den Kunden oder sein Fahrzeug direkt pro Kunde individuell anzusprechen. Die Variablen können Sie im Programmpunkt 9-5 - Textvariablen.
Beachten Sie jedoch, wenn Sie mit Variablen arbeiten (vor allem für eine Serienmail): testen Sie die fertige Mail mit ein paar Mitarbeitern um zu prüfen ob wirklich alles funktioniert, BEVOR Sie die Mail dann an die Kunden versenden.
Speichern Sie Ihren fertigen Text dann abschließend mit [[Image: CSB-BildUnten-Button]].
3. eMail Versand
Wenn Text und Bilder fertig sind kann die eMail versandt werden, das kann entweder individuell an einen einzelnen Kunden erfolgen oder über den Programmpunkt 4-2 - Selektion / Serienbrief als Massen-eMail an mehrere Kunden.
Ob nun als Einzel- oder als Massen-eMail spielt keine Rolle, sobald Sie den eMail Versand aus CSB starten können Sie im eMail Fenster über den Button [[Button: Textvorgabe]] Ihren vordefinierten Text wählen.
Wählen Sie Ihren zuvor erstellten Test und bestätigen Sie mit dem Button [[Button: Wählen]], CSB lädt den Text nun in das eMail-Fenster. Beachten Sie: bei einer Einzel-eMail werden die Variablen sofort übersetzt bei einer Massen-eMail bleiben die Variablen als solche stehen wie bspw. &&Vorname&&, da diese erst zum Zeitpunkt des Versandes übersetzt werden.
Starten Sie den Sendevorgang mit dem Button [[Button: Senden]], Ihre eMail wird nun an den Kunden versandt und kommt bei ihm dann wie gewünscht formatiert im Email-Postfach an.
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