Online-Terminanfragen vom Digitalen Serviceberater bearbeiten

In diesem Beitrag erklären wir, wo Sie die Terminanfragen aus dem Digitalen Serviceberater finden und wie Sie diese annehmen oder ablehnen.

Wo finde ich die Online-Terminanfragen?

Öffnen Sie den S2-Werkstattkalender über den Button "Kalender" auf der CSB Startseite. Am rechten Rand finden Sie mehrere Seitenreiter, darunter "Online Terminanfragen". Liegen offene Anfragen vor, blinkt dort ein orangefarbener Punkt.

Mit einem Klick auf den Reiter öffnet sich die Liste der offenen Anfragen mit Zeit, gewünschter Leistung, Kunde und Fahrzeug. Oberhalb der Liste finden Sie die Buttons "Annehmen" und "Ablehnen".

Die Liste wird beim Öffnen des Kalenders bzw. über den Button "Aktualisieren" neu geladen. Schauen Sie am besten mehrmals täglich hinein, Ihr Kunde wartet auf Ihre Rückmeldung.

Eine Anfrage annehmen

Wählen Sie die Anfrage in der Liste aus und klicken Sie auf "Annehmen".

Es öffnet sich der Dialog "Neuen Termin anlegen". Leistung und Kundenname, die Angaben des Kunden wie Telefonnummer, Fahrzeug und Nachricht sowie Datum, Zeit und Dauer sind bereits eingetragen.

Ordnen Sie nun über "Auswählen" den Kunden und das Fahrzeug zu bzw. legen Sie diese neu an. Diese Zuordnung erfolgt nicht automatisch. Passen Sie bei Bedarf die Zeit oder weitere Angaben an, z. B. "Kunde wartet" oder "Ersatzfahrzeug".

Speichern Sie den Termin. Erst dann ist die Anfrage angenommen: Der Termin steht im Kalender, die Anfrage verschwindet aus der Liste und Ihr Kunde erhält die Bestätigung per E-Mail bzw. SMS, sofern eingerichtet. Schließen Sie den Dialog ohne zu speichern, bleibt die Anfrage offen.

Eine Anfrage ablehnen

Wählen Sie die Anfrage in der Liste aus und klicken Sie auf "Ablehnen". Geben Sie optional einen Ablehnungsgrund an und bestätigen Sie mit "Ok".

Ihr Kunde erhält die Ablehnung per E-Mail bzw. SMS, sofern eingerichtet. Der Ablehnungsgrund kann darin erscheinen, tragen Sie dort daher bitte keine Namen oder Telefonnummern ein. Der Zeitraum wird anschließend wieder für andere Anfragen frei.

Passt der Wunschtermin nicht, können Sie die Anfrage auch annehmen und die Zeit im Dialog "Neuen Termin anlegen" verschieben.

Den Digitalen Serviceberater pausieren

Möchten Sie vorübergehend keine Anfragen annehmen, z. B. während Betriebsferien, deaktivieren Sie in der S2 unter 2 - Sonstiges > 1 - Einstellungen > "Chatagent Einstellungen" den Schalter "Chatagent aktiv".