Die Stichtagsinventur ist eine der zwei Inventurarten die in der CSB-Warenwirtschaft durchgeführt werden können. Bei der Stichtagsinventur erfassen Sie ihren Lagerbestand zu einem gewählten Stichtag und teilen die Bestände dem System mit. Die Erfassung der Lagerbestände sollten somit möglichst an einem Tag erfolgen und im besten Fall finden an diesem Tag auch keine Warenbewegungen statt.
In dieser Anleitung erklären wir Schritt für Schritt wie Sie eine Stichtagsinventur Vorbereiten, Durchführen und Abschließen.
Inhalt:
Vorbereitung der Stichtagsinventur
Durchführung der Stichtagsinventur
Abschluss der Stichtagsinventur
Vorbereitung der Stichtagsinventur
Bevor Sie mit der Stichtagsinventur beginnen gibt es ein paar Schritte die Sie zuvor erledigen sollten um gröbere Buchungsfehler bereits vor Durchführung der Inventur zu beheben.
Schritt 1: Kontrolle des Mittleren EKs
Beim buchen des Wareneingangs können immer mal Fehler passieren und ein Zahlendreher für einen falschen mittleren EK sorgen, es bietet sich somit an vor der Inventur zu Prüfen ob es hier große ausreise gibt. Dies geschieht im Programmteil 5-8-6: Lager nach Gewinn sortiert
In diesem Programmpunkt sollten die Randbereiche (ganz oben und ganz unten / billigste und teuerste Artikel) kontrolliert werden. Dort werden Ausrutscher insbesondere im mittleren Einkaufspreis erkennbar. Der mittlere Einkaufspreis wird für die Berechnung des Inventurwertes herangezogen und kann bei Bedarf direkt in diesem Programmpunkt korrigiert werden.
Schritt 2: Abschließen von offenen Aufträgen
Artikel, die in Aufträge gebucht sind, sind nur reserviert aber noch nicht vom Lager abgebucht. Schließen Sie nicht mehr benötigte offene Aufträge (Teileauftrag 6-8 oder Werkstattauftrag 8-1) ab.
Fakturieren Sie die Rechnungen, die soweit fertiggestellt sind, oder löschen Sie Aufträge, die nicht mehr benötigt werden (z.B., weil sie nie zustande gekommen sind / der Kunde nicht mehr auftauchte). Falls Sie einen internen Werkstattauftrag für Werkstattverbräuche führen, ist es zumeist sinnvoll, auch diesen zu fakturieren. Die Artikel, die auf offenen Aufträgen reserviert sind, müssen bei der Inventur berücksichtigt werden und somit mitgezählt!
Nach der Vorbereitung kann die Stichtagsinventur nun durchgeführt werden.
Durchführung der Stichtagsinventur
Nachdem alle Vorbereitungen abgeschlossen sind kann es mit der Durchführung der Stichtagsinventur los gehen, hier werden nun die Lagerbestände ermittelt.
Schritt 3: Ausdrucken der Zähllisten
Zu Beginn der Inventur müssen die Zähllisten gedruckt werden. Dies wird in 5-8-1 Zählliste vom aktuellen EDV-Bestand drucken durchgeführt. Deaktivieren Sie den Schalter „nur Probeseite“, da sonst nur ein Probedruck von max. 3 Seiten gedruckt wird.
Schritt 4: Zählen der Artikel
Zählen Sie die Artikel und beachten Sie dabei auch solche Artikel die aktuell noch reserviert sind (in offene Aufträge gebucht), diese müssen mitgezählt werden!
Schritt 5: Inventurstichtag angeben
In 5-8-2 Inventurart 1 wird der Stichtag für die Inventur angegeben. Das System erzeugt dann eine entsprechende Inventurdatei mit den Beständen des angegebenen Stichtags. Achtung: An diesem Tag sollten keine Warenbewegungen gebucht werden (z.B. Verkauf, Wareneingang usw.).
Der Stichtag wird für die Zeitdauer der Inventur nicht mehr verändert!
Sollte für diesem Stichtag bereits eine Inventurdatei gespeichert worden sein, dann erscheint folgende Meldung:
Sie können nun mit [[Button: Nein]] weiter in Ihrer Inventurdatei weiterarbeiten. Sollten aber nachträglich weitere inventurrelevante Artikel angelegt worden sein, kann diese Datei mit [[Button: Ja]] neu erstellt werden.
Schritt 6: Zählwerte zurücksetzen
In 5-8-2 Inventurart 1 müssen über den Button [[Button: Programme]] 4 – Rücksetzen aller Erfassungen die Zählwerte der Spalte „gezählt“ komplett zurückgesetzt werden (um evtl. vorhandene Zählwerte, z.B. aus dem Vorjahr, zu entfernen).
Dies muss zwingend vor der Eingabe der neuen Zählwerte erfolgen!
Schritt 7: Eingabe der gezählten Werte
In 5-8-2 Inventurart 1 können Sie jetzt die am Stichtag gezählten Werte für jeden Artikel eingeben, hierfür einfach den Artikel wählen und den korrekten Lagerwert angeben.
HINWEIS: Optional können Sie mit dem Button [[Button: Programme]] 3 – Vorbelegung der Erfassungswerte mit EDV-Lagerzahlen, die aktuellen EDV-Werte vorbelegen, dann tut das Programm so als wäre alles genau so gezählt worden, wie es rechnerisch hätte da sein müssen.
ACHTUNG!Diese Option nur zu Beginn der Eingabe verwenden, da sonst alle bereits gezählten Werte wieder mit den errechneten Zahlen überschrieben werden!!!
Um die Stichtagsinventur abzuschließen sind noch ein paar letzte Tätigkeiten erforderlich.
Abschluss der Stichtagsinventur
Nachdem die Stichtagsinventur durchgeführt wurde müssen noch folgende Schritte durchgeführt werden um die Inventur abzuschließen.
Schritt 8: Einsehen und Druck der Differenzliste
In 5-8-2 Inventurart 1 per Button [[Button: Programme]] 2 - Ist und Sollvergleich Einzelartikel erfolgt ein Vergleich der eingegebenen Zählwerte mit den vorhandenen Lagerwerten (zum Stichtag).
Diese Differenzliste sollte kontrolliert werden. Bei Bedarf kann die Differenzliste verlassen werden und Korrekturen in den eingegebenen Zählwerten vorgenommen werden. Wenn alle Korrekturen erfolgt sind sollte die Differenzliste gedruckt werden.
Schritt 9: Übernahme der gezählten Werte als neuer Lagerbestand / Inventurübernahme zum Stichtag
Im 5-8-2 Inventurart 1 per Button [[Button: Programme]] 5 - Übernahme der erfassten Daten als Lagerbestand zum Stichtag werden die gezählten Werte als neuer Bestand zum Stichtag übernommen.
Wenn die eingegebenen Zählwerte alle stimmen erfolgt die Übernahme der Daten in eine Inventurdatei zum Stichtag (z.B. LAG_2015_12_31). Die aktuellen Lagerbestände werden vom Stichtag bis zum Tag der Übernahme anhand der Warenbewegungen neu berechnet, um so den aktuellen Bestand zu ermitteln.
Schritt 10: Ausdruck der Inventur in 5-8-5-1 gespeicherte Inventur bewerten und drucken
In diesem Programmpunkt wird die zuvor gespeicherte Inventurdatei aufgerufen und kann dann dort zur Kontrolle summiert und natürlich gedruckt werden. Wählen Sie hier in der Übersicht die gewünschte gespeicherte Inventur mit einem Doppelklick aus.
Die Inventur wird geöffnet, Sie könnten hier nun noch eine Bewertung vornehmen und abschließend die Inventurliste drucken. Hierfür den Button [[Button: Drucken]] verwenden.
Deaktivieren Sie die Option „nur Probeseite“ um die gesamte Inventurliste zu drucken.
Aktivieren Sie die Option „Liste für F.-Amt“, um die offizielle Inventurliste für das Finanzamt zu drucken.
Schritt 11: Abschluss der Inventur für Prüfzwecke
Wenn die Inventur soweit komplett abgeschlossen ist und Sie verlassen das Inventurscrolling in 5-8-5-1 gespeicherte Inventur bewerten und drucken, dann fragt CSB ob die Inventurdatei nun abschließend für Prüfzwecke gespeichert werden soll.
Nachdem die Inventur so gespeichert wurde, können keine Änderungen mehr vorgenommen werden und die Inventur wird unveränderbar im System hinterlegt.
Nun kann die Inventur über 5-8-5-2 abgeschlossene Inventuren anzeigen/drucken nur noch eingesehen und ggf. nachgedruckt werden.
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