Eine der beliebtesten Funktionen für die der List & Label Formulardesigner genutzt wird ist das vorausfüllen von Checklisten / Wartungsplänen die Ihnen ein Lieferant o.ä. als PDF zur verfügung stellt.
Hinweis: Allgemeingültige Wartungspläne bereiten wir idR. für alle Kunden auf, sie können diese dann ganz bequem über die Import Funktion in der Formulardatenbank in das CSB importieren.
Um bspw. eine Checkliste, Kaufverträge, Ankaufformular, Preisschilder o.ä. mit dem List&Label Formulardesigner mit Kunden- und Fahrzeugdaten vorauszufüllen gehen sie wie folgt vor.
In unserem Beispiel nehmen wir eine Annahmecheckliste als Beispiel.
Diese möchten wir mit dem List & Label Formulardesigner soweit möglich schon mit Kunden und Fahrzeugdaten vorausfüllen.
Hierzu fügen wir zunächst die PDF in unser (wie hier beschrieben: Wie erstelle ich ein neues Formular mit dem List&Label Formulardesigner?) neu erstelletes Formular ein. Wählen Sie hierfür im oberen Bereich des Designers den Eintrag "Einfügen" und dann den Button "PDF"
Sie können nun mit gedrückter linker Maustaste einen Kasten auf dem Dokument ziehen wo später das PDF dargestellt werden soll, keine sorge Größe und Position kann natürlich später noch verändert werden. Wir ziehen in unserem Beispiel einen Kasten über das gesamte Formular.
Im nächsten Fenster geben wir die Quelle für die PDF-Datei an, dies kann entweder eine Formel oder klassich eine Datei sein. In unserem Fall wählen Sie "Datei".
Es öffnet sich ein Dialog in welchem Sie nun die gewünschte PDF-Datei auswählen können, in unserem Fall wählen wir unsere Annahmecheckliste.
Mit dem Button "Öffnen" wird die PDF-Datei geöffnet und in ihr Formular eingebettet.
Hinweis: Beim ersten mal öffnen einer PDF-Datei fragt das List & Label Programm ob diese in ihr Dokument eingebettet werden soll. Dies müssen sie immer mit "Ja" beantworten, da sonst nicht sichergestellt werden kann, dass das Formular auch auf allen CSB Stationen gedruckt werden kann. Sie können auch den Haken "Dokumente immer einbetten" aktivieren, dann werden diese automatisch immer in das Formular mit eingebettet, was wir ganz klar empfehlen.
Das PDF wird nun in das Formular eingebettet und angezeigt. Sie sehen es auch im linken oberen Bereich als "PDF-Objekt" in der Objekteübersicht.
Hinweis: Sollte das PDF bei ihnen nicht dargestellt werden dann kann das folgende Ursachen haben:
- Die PDF Datei ist zu komplex / in einem Format das List&Label nicht verarbeiten kann, hier kann es helfen die PDF in eine Grafik umzuwandeln und dann diese zu nutzen statt der Ursprünglichen PDF
- Gelegentlich hilft es bei komplexeren PDF-Dateien auch den List & Label Designer nach dem Einfügen der PDF-Datei neu zu starten.
Als nächstes können wir nun beginnen Variablen auf der Checkliste zu verteilen um die Felder vorauszufüllen, bspw. Vorname und Name des Kunden.
Hierfür können Sie auf der rechten Seite des Formulardesigners auf die Variablen zugreifen (klappen Sie durch einen Klick auf den jeweiligen Eintrag einfach die gewünschte Kategorie auf) und per Drag'n'Drop auf dem Formular verteilen.
Nach dem Einfügen der Variable haben sie die Möglichkeit Größe und Position auf dem Formular mit der Maus zu verändern und nach Linksklick auf die Variable können Sie im oberen Bereich auch die Schriftart, Farbe und Größe verändern.
Auf diese Weise können Sie nun beliebige Variablen der verschiedenen Kategorieren Sonstiges, Kunden, KFZ, Eigene verwenden um das Formular vorauszufüllen.
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