Wie kann ich Fahrzeuge in CSB vermieten? (Fahrzeugvermietung)

Es ist möglich im CSB Fahrzeuge zu vermieten, hierfür bietet die CSB Warenwirtschaft einen eigenen Menüpunkt über welchen die Vermietungen abgewickelt werden. 

In dieser Anleitung erklären wir Ihnen Schritt für Schritt wie Sie die benötigten Artikel für die Abrechnung anlegen können, wie Sie die Tarife für die einzelnen Fahrzeuge definieren und wie eine Vermietung durchgeführt und abgerechnet wird. 

Inhaltsverzeichnis:
1. Anlage der benötigen Artikel
2. Anlage der Mietfahrzeuge und deren Tarife
3. Eine Vermietung durchführen

 

Bevor die Fahrzeuge jedoch vermietet werden können müssen ein paar Vorbereitungen getroffen werden.

1. Anlage der benötigen Artikel

Bevor ein Fahrzeug im CSB vermietet werden kann, müssen für die spätere Abrechnung der Vermietung entsprechende Artikel angelegt werden. 

Folgende Artikel werden benötigt:

• Pauschale (für die Vermietpauschale)
• Zusätzliche KM (für die Berechnung jedes weitere Kilometers über den Freikilometern)
• Benzin (für die Berechnung der Benzinkosten)
• Versicherung (für die Berechnung der Versicherungskosten)

Legen Sie diese Artikel wie folgt an: Öffnen Sie zunächst den Artikelstamm (Programmpunkt 1-2) und verwenden den Button [[Neuer Art.]] um einen neuen Artikel anzulegen. 

Wir legen hier als Beispiel den Artikel für das Benzin an, die anderen Artikel Pauschale, Zusätzliche KM, Versicherung werden auf dieselbe Weise angelegt. 

Als Lieferanten wählen Sie sich selbst, sprich den Lieferanten der für Ihre Firma im Programmpunkt 3-1 - Lieferantenverwaltung angelegt wurde (idR. ist das der Lieferant Nr. 1). Als Artikelnummer können Sie "Benzin" eingeben, die Warengruppe ist hier im Beispiel die 915 Vermietung, hier wählen Sie natürlich das passende Pendant. Geben Sie dann noch eine passende Bezeichnung wie bspw. "Benzin" oder "Benzinkosten" ein. Wichtig: Es werden KEINE Preisangaben getätigt, die Preise definieren sich später über die jeweiligen Tarife, somit lassen Sie sämtliche Preisfelder leer. 

Wechseln Sie dann auf die Reiterkarte [[Tab: 2 - ZusatzDaten]]. 

Deaktivieren Sie hier den Schalter [[Checkbox: Lagerverw.]] um die Lagerverwaltung für den Artikel zu deaktivieren. 

Speichern Sie die Änderungen des Artikels mit [[Image: CSB-BildUnten-Button]] ab. Legen Sie nun auf die gleiche Weise die restlichen Artikel Pauschale, zusätzliche Kilometer und Versicherung an. 

Hinweis: Bei neueren CSB Installationen sind die benötigten Artikel idR. schon vorhanden, prüfen Sie hier bitte dennoch ob alle Artikel angelegt und auch wie beschrieben konfiguriert wurden. 

2. Anlage der Mietfahrzeuge und deren Tarife

Nachdem wir die Artikel für die Vermietung angelegt haben, können wir nun die Mietfahrzeuge definieren. Hierfür öffnen Sie zunächst den Programmpunkt 7-A-2 - Fahrzeuge und Vermietpreise. 

Über den Button [[Button: Neues Miet KFZ]] kann ein neuer Vermieter angelegt werden. Es öffnet sich die Auswahl der Fahrzeuge, hier wählen Sie das gewünschte Fahrzeug aus der Übersicht, welches Sie vermieten wollen. 

Bestätigen Sie die Auswahl dann mit dem Button [[Button: Auswählen]]. Im nächsten Schritt werden nun die Tarifdetails für das Fahrzeug definiert. 

Folgende Daten können für die einzelnen Fahrzeuge angegeben werden:

Suchanzeige für das Fahrzeug: Das ist der Name unter welchem das Fahrzeug in der Übersicht der Vermieter nachher angezeigt wird, dieser wird automatisch aus den KFZ-Daten generiert, kann aber optional angepasst werden. 

Farbe: Hier können Sie optional auch eine Farbe definieren mit welcher das Fahrzeug in der Übersicht der Vermieter dann hinterlegt wird. 

Aktiv: Mit dem Schalter können Sie entscheiden, ob das Fahrzeug aktuell als aktiver Vermieter geführt werden soll oder nicht, wird hier ein "N" eingetragen kann das Fahrzeug zunächst nicht weiter vermietet werden. 

Tarife: Hier können bis zu 10 Tarife frei definiert werden, die Pauschale, die freien KM und der KM-Preis für zusätzliche Kilometer lassen sich hier definieren. 

Vollkasko: Hier können Sie via J/N im entsprechenden Feld entscheiden, ob das Fahrzeug über eine Vollkaskoversicherung verfügt oder nicht. 

SB: Hier können Sie die Selbstbeteiligung in Euro angeben.

Teilkasko: Hier können Sie den Betrag des Teilkaskos angeben. 

Kaution: Hier können Sie die zu hinterlegende Kaution bei Fahrtantritt angeben. 

Im unteren Bereich der Maske werden nun die Artikelnummern für die Abrechnung abgefragt, hierbei handelt es sich um die Artikel die wir zuvor im ersten Abschnitt der Anleitung angelegt haben. Wählen Sie hier die passenden Artikel für Pauschale, zusätzliche KM, Benzinkosten und Versicherung aus. 

Am Ende müssen in den Feldern die Internen Artikelnummern Ihrer zuvor angelegten Artikel stehen. 

Hinweis: Es kann sein, dass die Artikelbezeichnungen, nicht wie im Screenshot direkt neben den Fenster stehen und diese erst nach erneutem Öffnen der Maske dort erscheinen, lassen Sie sich davon nicht verunsichern. Wichtig ist nur, dass die internen Artikelnummern in den entsprechenden Feldern stehen. 

Nachdem alle Angaben getätigt wurden, speichern Sie die Änderungen mit [[Image: CSB-BildUnten-Button]].

Auf diese Weise können Sie nun beliebig viele Vermieter anlegen. 

Hinweis: Sie müssen nicht immer alle Tarife und Artikel für jedes Fahrzeug neu definieren. Nachdem Sie das erste Mietfahrzeug angelegt haben werden die Daten für das nächste automatisch vorbelegt. 

Somit müssen Sie lediglich Änderungen an den Tarifen und Versicherungskosten angeben. 

Nachdem alle Mietfahrzeuge als solche im System hinterlegt wurden kann es mit der eigentliche Vermietung los gehen. 

3. Eine Vermietung durchführen

Um eine Vermietung durchzuführen öffnen Sie zunächst Programmpunkt 7-A-1 - Vermietung und Abrechnung. Es öffnet sich die Übersicht der im System hinterlegten Vermietungen, über den Button [[Button: Neue Vermietung]] kann eine neue Vermietung angelegt werden. 

CSB fragt nun zunächst ab für welchen Kunden die Vermietung angelegt werden soll. Wählen Sie den gewünschten Kunden aus dem Scrolling aus oder legen ihn neu an, bestätigen dann mit dem Button [[Button: Auswählen]].

Im nächsten Schritt wählen Sie das Fahrzeug aus welches der Kunde mieten möchte, hierfür schlägt Ihnen CSB sämtliche in Programmpunkt 7-A-2 hinterlegten und aktiven Mietfahrzeuge vor. 

Hinweis: Haben Sie ein Fahrzeug lediglich im Fahrzeugstamm angelegt und dort manuell das interne Kennzeichen auf "Mietfahrzeug" gestellt, dann taucht dieses in der Übersicht noch nicht auf, da es zunächst in Programmpunkt 7-A-2 als Vermieter hinterlegt werden muss. 

Wählen Sie das gewünschte Fahrzeug aus der Übersicht und bestätigen Sie erneut mit dem Button [[Button: Auswählen]].

Es öffnet sich die Maske zur Anlage der neuen Vermietung, hier können Sie zunächst entscheiden, ob es sich um eine (V)ermietung, (P)robefahrt oder ein Werkstatt-(E)rsatzfahrzeug handelt indem Sie das entsprechende Kürze im Feld eingeben (standardmäßig wird Vermietung vorbelegt).

Danach können Sie Datum und Uhrzeit für den Beginn der Probefahrt, sowie die geplante Rückgabe eingeben. Optional kann durch ein "J" im Feld [[Label: Term.Kalender]] ein zusätzlicher Eintrag im Vermietkalender angelegt werden (sofern dieser im CSB angelegt wurde).

Bei der Anlage der Vermietung achtet CSB darauf, ob das Fahrzeug zu dem gewählten Zeitpunkt bereits vermietet ist und gibt eine entsprechende Meldung aus um eine Doppelvermietung zu vermeiden.

Über das Drop-Down bei "Tarif Nr." können Sie den gewünschten Tarif auswählen, nach der Auswahl werden die entsprechenden Werte vorbelegt für Pauschale, freie KM, KM-Preis usw.

Es können dann noch weitere optionale Angaben getroffen werden, wie der Tankstand, der KFZ-Zustand, Reifen vorne und hinten, sowie der Kilometerwert bei Abfahrt (dieser wird aus dem KFZ-Stammsatz gezogen und vorbelegt, bei Rückgabe einer Vermietung wird dieser automatisch auch immer mit fortgeführt).

Es kann optional angegeben werden, ob die Fahrt schon angetreteten wurde indem das entsprechende Häkchen gesetzt wird und welcher Mitarbeiter dies durchgeführt hat. Gleiches ist später bei der Rückgabe möglich.

Zu Beginn der Vermietung können Sie natürlich keine Kilometerstand Ankuft und auch keine Angaben über die Abgabe tätigen, somit lassen Sie diese Felder zunächst leer. Nachdem wir alle nötigen Daten erfasst haben speichern wir die Vermietung mit [[Image: CSB-BildUnten-Button]] ab.

Sie können sich über den Button [[Button: Übersicht]] eine Übersicht der Vermieter anzeigen lassen.

Hier werden sämtliche aktiven Vermieter mit einem Zeitstrahl dargestellt. Vermietungen sind hierbei gelb, Probefahrten grau und Ersatzfahrzeuge blau dargestellt. Via Doppelklick auf einen Kasten im Zeitstrahl öffnen Sie die entsprechende Vermietung. Per Doppelklick auf einen Fahrzeugnamen links, kann auch eine neue Vermietung angelegt werden.

Tritt der Kunde nun die Vermietung an, können Sie zum einen wie oben beschrieben vermerken, dass die Vermietung angetreten wurde und welcher Mitarbeiter das Fahrzeug übergeben hat. Über den Button [[Button: Drucken]] in der Vermietübersicht kann dann auch noch den Rahmenvertrag gedruckt werden.

Hinweis: Der Rahmenvertrag ist vom Aufbau fest im System hinterlegt und kann nicht editiert werden. Es kann jedoch der Untertext des Rahmenvertrags unter Programmpunkt 9-1-5 auf der Reiterkarte [[Tab: Verm. Ra...]] angepasst werden.

Alternativ können Sie natürlich über den CSB Formulardesigner bzw. den List & Label Formulardesigner ein individuelles Formular für den Rahmenvertrag erstellen.

Bringt der Kunde nach dem Mietzeitraum das Fahrzeug zurück, können Sie in der Vermietmaske hinterlegen, dass das Fahrzeug wieder abgegeben wurde und welcher Mitarbeiter das Fahrzeug angenommen hat. Sie können nun auch abschließend den Kilometerstand bei Ankunft hinterlegen, dieser wird später für die Berechnung der zusätzlichen Kilometer benötigt.

Speichern Sie die Daten mit [[Image: CSB-BildUnten-Button]] ab. Für die Abrechnung der Vermietung übergibt CSB diese an die Werkstatt und generiert aus den Vermietungsdaten einen Werkstattauftrag, welcher dann fakturiert werden kann. Verwenden Sie hierfür in der Vermietübersicht (Programmpunkt 7-A-1) den Button [[Button: Drucken]] und wählen "3 - Auftrag + Rechnung in Werkst. neuer Auftrag" (alternativ können die Positionen auch einem bereits vorhandenen Werkstattauftrag hinzugefügt werden über Auswahl 4).

CSB öffnet nun abschließend nochmal die Vermietungsmaske und Sie haben ein letztes Mal die Möglichkeit noch Änderungen vorzunehmen. Prüfen Sie somit nochmal die Daten, vor allem den Kilometerstand bei Ankunft und bestätigen Sie dann mit [[Image: CSB-BildUnten-Button]].

CSB fragt nun ob die Vermietung jetzt in einen Werkstattauftrag gewandelt werden soll, bestätigen Sie diese Frage mit "Ja".

CSB wandelt die Vermietung nun in einen Werkstattauftrag und öffnet diesen im Anschluss. 

Die Rahmendaten der Vermietung werden als Kommentar eingetragen und Vermietpauschale, zusätzliche Kilometer usw. automatisch als Artikel gebucht.

Speichern Sie den Auftrag mit dem Button [[Button: Speichern F2]] wie gewohnt ab. Dieser kann nun wie ein normaler Werkstattauftrag fakturiert werden. Die Vermietung ist damit abgeschlossen.