Was ist der Autodruck und wie kann ich ihn verwenden? – CSB Help-Center

Diese Anleitung widmet sich dem Autodruck und dessen Konfiguration, dieser kann vor allem für Kunden mit großem Auftragsvolumen (bspw. aus eBay oder einem Onlineshop) eine große Erleichterung sein.

Inhalt der Anleitung:
1. Was ist der Autodruck
2. Wie konfiguriere ich den Autodruck
3. Wie lege ich den Text für die eMail an
4. Wie funktioniert der Druck der Paketkarte
5. Wie starte ich den Autodruck
6. Wie nutze ich die Packstation?

1. Was ist der Autodruck

Vor allem für unsere Kunden mit einem Onlineshop kann es bei großer Menge auflaufender Bestellungen zeitlich problematisch werden jede Bestellung einzeln abzuarbeiten. Hier müssen in der Regel manuell immer ein Laufzettel gedruckt, eine Rechnung an den Kunden versandt und eine Paketkarte erzeugt werden. Um diese Schritte für mehrere Aufträge die fertig für die Faktura sind zu automatisieren, bieten wir den sog. Autodruck an.

Dieser ist frei konfigurierbar, Sie können selbst entscheiden was alles gedruckt bzw. per eMail versendet werden soll und ob eine Paketkarte erzeugt wird oder nicht. Wie der Autodruck genau funktioniert und wie er eingestellt wird erklären wir im folgenden Beispiel.

In unserem Beispiel gehen wir von einem Kunden mit Onlineshop aus und Versand via DHL.

Wir möchten gerne automatisiert für jeden Auftrag der fakturierfertig ist folgende Schritte durchführen lassen:

Laufzettel soll gedruckt werden
Eine Rechnung soll per eMail an den Kunden versendet werden
Ein Lieferschein für das Paket soll gedruckt werden
Eine DHL Paketkarte soll erstellt werden

2. Wie konfiguriere ich den Autodruck

Der Autodruck kann unter Programmpunkt 9-4-1 - Programmparameter auf der Reiterkarte [[Tab: 5 Druckparameter]] konfiguriert werden. Für unser obiges Beispiel sähe die fertige Konfiguration wie folgt aus:

Hinweis: Die Einstellungen des Autodrucks gelten immer für ALLE Stationen, es ist nicht möglich den Autodruck für verschiedene Stationen unterschiedlich zu konfigurieren. Es empfiehlt sich den Autodruck auch nur an einer bzw. einigen wenigen Stationen durchzuführen, jedoch NIE gleichzeitig an zwei unterschiedlichen Stationen!

Im Folgenden gehen wir nun die einzelnen Einstellungen durch.

Dokumenttyp / Anzahl: Mit dem Feld Anzahl definieren Sie für den jeweiligen Dokumententyp, ob dieser im Autodruck gedruckt werden soll und, wenn ja, wie viele Kopien.

A4 statt Bon: Hiermit können Sie entscheiden, ob der Laufzettel auf A4 oder auf einen Bon gedruckt werden soll (Standard ist auf Bon).

PDF/Mail: Wird dieses Feld aktiviert wird eine Kopie per PDF/Mail an den Kunden gesendet.

Hinweis: Für den eMail Versand muss dann auch ein entsprechender Text für die eMail definiert werden, wie dies durchgeführt wird erfahren Sie im Verlauf dieser Anleitung.

Möchten Sie eine Rechnung in gedruckter Form und eine per eMail an den Kunden senden, müssten Sie im Feld Anzahl "2" eingeben und den Haken bei "PDF/Mail" setzten. So wird eine Kopie per Mail versandt und eine Kopie wird gedruckt.

Text Nr: Normal / Shop / eBay: Hier können Sie für die verschiedenen Absatzkanäle (Normal = ganz normaler Rechnungsverkauf, Shop = Bestellungen aus dem CSB Onlineshop, eBay = Bestellungen aus eBay) die vordefinierten eMail Texte aus der Textdatenbank auswählen. Sollte Ihre CSB Version nicht im Shopmodus laufen (keinen Onlineshop oder eBay) dann sehen Sie nur den Text für "Normal" als Auswahl.

Paketkarte: Hier können Sie den gewünschten Versanddienstleister auswählen, wenn eine Paketkarte erzeugt werden soll. In unserem Beispiel "DHL Versenden".

Kd. Etikett (Lieferadr.): Falls gewünscht können Sie den Autodruck veranlassen ein Kd. Etikett der Lieferadresse mit auszugeben. Optional kann dort auch die Auftr. Nr. mit gedruckt werden, hierfür muss der entsprechende Haken dann gesetzt werden.

Status nach Autodr.: Sollte beim Autodruck noch nicht fakturiert werden, können Sie einen gewünschten Status für den Auftrag unter Programmpunkt 6-8 - Rechnung/Postversand definieren der nach dem Autodruck gesetzt werden soll.

Bei Paketstation: Sollten Sie eine seperate Packstation haben, an welcher die Pakete gepackt werden, kann es sinnvoll sein den Laufzettel und die Paketkarte nicht direkt beim Autodruck mit zu drucken, sondern später seperat an einer Paketstation. Wenn Sie die jew. Haken setzen werden die für "Bei Paketstation" definierten Punkte dann nicht direkt beim Autodruck mitgedruckt sondern erst durchgeführt, wenn an der Paketstation der jew. Auftrag bearbeitet wird. Näheres dazu im weiteren Verlauf der Anleitung.

Nettobeträge drucken: Falls dieser Schalter aktiviert wird, dann werden für die jeweiligen Dokumente die Netto- statt Bruttopreise gedruckt.

Wo wird gedruckt?: Für den Druck der jeweiligen Dokumente verwendet CSB die für die Station (welche den Autodruck ausführt) hinterlegten Drucker der jeweiligen Dokumentenart. Diese könnne Sie im Programmpunkt 9-4-1 - Programmparameter in der Reiterkarte [[Tab: 6 Druckerzuordnung]] einsehen und ändern.

Hinweis: Sollte die S2-Schnittstelle verwendet werden gibt es noch eine Besonderheit bzgl. des Drucks des Versandlabels, hierzu später mehr im entsprechenden Bereich der Anleitung.

3. Wie lege ich den Text für die eMail an

Soll Auftragsbestätigung, Rechnung oder Lieferschein per eMail an den Kunden gesendet werden, muss zunächst ein eMail Text definiert werden, welchen CSB dann für den eMail-Versand verwendet.

Diese Texte können Sie im Programmpunkt 9-6 - Texte bearbeiten. Es öffnet sich die Übersicht der aktuell hinterlegten Texte und über den Button [[Button: Neuer Text]] kann ein neuer Text angelegt werden.

Es empfiehlt sich hier auf HTML zu verzichten und eine reine Textmail zu schreiben. Bei der Definition Ihres gewünschten Textes können Sie auch auf die Textvariablen von CSB zugreifen und so den Kunden bspw. persönlich ansprechen. Ein solcher eMail Vorlagentext könnte wie folgt aussehen:

Jedem Text wird automatisch von CSB eine fortlaufende Textnummer vergeben, in unserem Beispiel hat der Text die Nummer 2. Sind Sie mit der Bearbeitung Ihres Textes soweit fertig speichern Sie diesen mit [[Image: CSB-BildUnten-Button] ab. Danach taucht der Text in der Übersicht auf und kann nun verwendet werden.

Legen Sie auf diese Weise alle benötigten Texte an. Diese können dann im Programmpunkt 9-4-1 - Programmparameter und der Reiterkarte [[Tab: 5 Druckparameter]] hinterlegt werden.

Hinweis: Damit der eMail Versand aus CSB erfolgen kann, müssen Sie natürlich zunächst an der Station von welcher die eMails gesendet werden sollen, Ihr eMail Konto hinterlegen. Wie dies durchgeführt wird erfahren Sie hier: Wie kann ich meine eMail Adresse im CSB hinterlegen? Wie richte ich den eMail Versand in CSB ein?

4. Wie funktioniert der Druck der Paketkarte

Damit eine Paketkarte beim Autodruck mitgedruckt werden kann, muss zunächst die Schnittstelle des gewünschten Versanddienstleisters in CSB eingerichtet worden sein. Anleitungen für die jeweiligen Versanddienstleister finden Sie hier: Versandschnittstellen

Der Autodruck funktioniert hierbeit am besten mit DHL oder DPD, da hier die Paketkarten direkt aus der Warenwirschaft generiert werden können, ohne Umwege über CSV-Dateien, die manuell hochgeladen werden müssen.

In unserem Beispiel verwenden wir DHL.

Der Druck der Paketkarte kann nun, abhängig davon, ob bei Ihnen eine S2-Schnittstelle vorhanden ist oder nicht (Habe ich schon die CSB S2-Schnittstelle?), auf unterschiedlichen Wegen erfolgen:

Keine S2-Schnittstelle vorhanden:
Haben Sie keine S2-Schnittstelle, dann wird beim Autodruck die Paketkarte über den jeweiligen Versanddienstleister erstellt und in Ihrem Standardbrowser geöffnet. Werden bspw. 10 Aufträge mit dem Autodruck fakturiert haben Sie danach 10 Tabs in Ihrem Browser mit den jeweiligen PDF-Dateien der Paketkarten offen. Der Druck kann nicht direkt an den Drucker gesendet werden und muss dann über den Browser manuell gestartet werden.

CSB mit S2-Schnittstelle:
Ist Ihr CSB mit der S2-Schnittstelle ausgerüstet, dann kann die Paketkarte direkt an den Drucker gesendet werden. Damit dies jedoch möglich ist muss sie zunächst in einem Unterverzeichnis von CSB zwischengeparkt werden.

Damit dies funktionieren kann muss ein entsprechender Ordner für den Versanddienstleister im PRG-Verzeichnis Ihrer CSB Version angelegt werden. Das Programm versucht dies automatisch, gelegentlich verfügt CSB aber nicht über die nötigen Rechte um einen Ordner zu erstellen, dann muss dies manuell erfolgen. Öffnen Sie hierfür mit dem Windows Explorer Ihr CSB PRG-Verzeichnis.

Den Ort dieses Verzeichnisses können Sie in der Kopfzeile Ihres CSB Programms einsehen.

In unserem Beispiel liegt das CSB unter:

D:\CSB\prg

Navigieren Sie mit dem Windows Dateiexplorer in Ihr PRG-Verzeichnis und legen Sie falls nötig den jeweiligen Ordner an:

Für DHL muss ein Ordner mit dem Namen "Intraship" angelegt werden
Für DPD muss ein Ordner "myDPD" angelegt werden
Für DPD Business muss ein Ordner "DPD" angelegt werden.

In unserem Fall haben wir für DHL den Ordner "Intraship" im CSB PRG-Verzeichnis angelegt, hier legt CSB nun fortan alle Paketkarten als PDF-Datei ab.

Der Druck der Paketkarten erfolgt dann über den S2-Server, das bedeutet, dass der Drucker über den die Paketkarten gedruckt werden sollen, an dem Rechner (Server) auf welchem der S2Server Dienst läuft installiert werden muss.

Hierfür bietet es sich an den Paketkartendrucker am Rechner wo dieser angeschlossen ist im Windows Netzwerk freizugeben und diese Freigabe am Server als Netzwerkdrucker einzubinden.

Beispiel: Ihr Paketkartendrucker ist direkt an der CSB Station 2 angeschlossen, von welcher später auch der Autodruck durchgeführt werden soll. Nun geben Sie diesen Drucker dort in Windows als Netzwerkdrucker frei (sofern es sich nicht sowieso schon um einen Netzwerkdrucker handelt).

Auf dem Rechner, wo der S2 Server ausgeführt wird (in der Regel ist dies der Server) muss dieser Drucker nun bekannt gemacht werden.

Wenn Sie nicht genau wissen wo der S2-Server installiert ist können Sie den entsprechenden Rechner über die Konfigdatei der S2 herausfinden. Öffnen Sie hierfür das S2-Verzeichnis in Ihrem CSB PRG-Verzeichnis.

Dort finden Sie die ServerConfig.json, diese können Sie mit dem Windows Texteditor öffnen. Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste auf die ServerConfig.json und wählen im Kontextmenü "Öffnen mit" und dann Editor aus.

Hier finden Sie dann unter "Host" den Rechner auf welchem in Ihrem Betrieb die S2-Schnittstelle installiert ist.

Um zu prüfen ob Sie sich auf dem richtigen Rechner befinden können Sie den Windows Taskmanager öffnen über die Tastenkombination [[Key: Strg]] + [[Key: Alt]] + [[Key: Entf]]. Wählen Sie im Auswahlmenü dann "Task Manager" aus und navigieren dort auf die Reiterkarte "Dienste".

Hier müsste sich nun der Dienst "S2Server" befinden. Sollten Sie diesen sehen befinden Sie sich auf dem richtigen Rechner.

Wurde der richtige Rechner ausfindig gemacht müssen Sie hier nun den Drucker auf welchem die Paketkarten gedruckt werden sollen installieren.

Nachdem der Drucker installiert worden ist, starten Sie direkt auf dem Server eine beliebige CSB Station und öffnen den Programmpunkt 9-4-2 -Druckerdefinitionen. Mit dem Button [[Button: Neu]] kann nun ein neuer Drucker angelegt werden.

Legen Sie so den Paketkartendrucker als neuen Drucker an.

Dieser Drucker wird nachher vom Autodruck verwendet um der S2-Schnittstelle die Paketkarte und den Drucker auf welchem gedruckt werden soll zu übergeben. Somit ist es wichtig, dass das Hinzufügen des Druckers auf dem Rechner durchgeführt wird wo auch der S2-Server läuft!

Nachdem der Drucker am Server installiert und als neuer Drucker bei CSB hinzugefügt worden ist können Sie das CSB am Server wieder schließen und zurück an die Station an welcher der Autodruck durchgeführt werden soll.

Bei der eigentlichen Station die den Autodruck durchführt müssen Sie jetzt unter Programmpunkt 9-4-1 - Programmparameter unter der Reiterkarte [[Tab: 6 Druckerzuordnungen]] den soeben angelegten Drucker vom Server als Paketkartendrucker hinterlegen.

Speichern Sie die Änderungen mittels [[Image: CSB-BildUnten-Button].

Wird nun an dieser Station der Autodruck ausgeführt, generiert CSB über die Schnittstelle des Versanddienstleisters eine Pakektarte und legt diese im jew. Ordner im PRG-Verzeichnis als PDF Datei ab. Dann wird die PDF-Datei sowie der Druckername an den S2 Server übermittelt, dieser startet am Server dann über den mitgegebenen Drucker den Druck der Paketkarte.

Hinweis: Das Format der Paketkarte kann NICHT beeinflusst werden. CSB verarbeitet die Paketkarte 1:1 in der Größe wie sie vom Versanddienstleister übermittelt wird und übergibt diese an den jeweiligen Drucker. Sollte das Format beim Druck nicht passen, prüfen Sie die Einstellungen des Labeldruckers am Server, prüfen Sie (im Falle von DHL im Geschäftskundenportal) die Konfiguration der Labelgröße beim Versanddienstleister.

Lediglich eine Skalierung auf A5 bzw. A4 ist seitens CSB möglich, diese können Sie in der S2 Schnittstelle (Programmpunkt 9-J - Shopverwaltung oder der Button "Shop-Tool" auf der CSB Startseite) in der S2 unter dem dortigen Programmpunkt 2-1 - Einstellungen unter "Druckereinstellungen" konfigurieren.

Wichtig: Sollte das Format der Paketkarte nicht der eingestellten größe entsprechen oder das Drucken der Paketkarte später nicht funktionieren und in Ihrem Ereignisprotokoll der S2 ein Fehler beim Zugriff auf den Drucker auftauchen der wie folgt lautet:

Unhandled API Exception: System.AggregateException: One or more errors occurred. (Settings to access printer '\\csbdc\Lexmark MX310 Großraumbüro' are not valid.)
---> System.Drawing.Printing.InvalidPrinterException: Settings to access printer '\\csbdc\Lexmark MX310 Großraumbüro' are not valid.

dann kann der User unter dem der S2-Dienst ausgeführt wird nicht auf die Drucker zugreifen (idR. ist dies das lokale Systemkonto, dieses Konto hat keine Rechte auf die Druckereinstellungen zuzugreifen). In diesem Fall muss die S2 mit einem anderen Benutzer ausgeführt werden, dies kann entweder der Administrator oder ein Benutzerkonto sein.

Tipp: Falls die Paketkarte im Browser geöffnet werden soll, muss dieses Kontrollkästchen in den Programmparametern (9-4-1, Reiterkarte 5) aktiviert werden:

Um die Einstellungen zu ändern öffnen Sie auf Ihrem Rechner / Server auf dem der S2-Server ausgeführt wird die Diensteverwaltung.

Suchen Sie hier den Eintrag Ihres S2-Servers in der Übersicht heraus. Klicken Sie den Eintrag mit der rechten Maustaste an und beenden Sie zunächst den S2-Server, danach klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf den Dienst und öffnen die Eigenschaften des S2-Server Dienstes.

Auf der Reiterkarte "Anmelden" wechseln Sie von "Lokales Systemkonto" auf "Dieses Konto" und über "Durchsuchen" können Sie dann den gewünschten Nutzer hinzufügen. Geben Sie dann noch das Kennwort des Benutzers an und speichern Sie die Änderungen mit "Übernehmen".

Danach können Sie den S2-Server wieder starten. Sollte hier die Meldung erscheinen, dass die Anmeldeinformationen nicht korrekt sind dann stimmt das Passwort des Benutzers nicht oder der Benutzer hat nicht das Recht auf das S2-Verzeichnis zuzugreifen.

5. Wie starte ich den Autodruck

Ist der Autodruck fertig konfiguriert können Sie diesen wie folgt starten. Öffnen Sie dazu zunächst den Programmpunkt 6-8 - Rechnung/Postversand.

Wählen Sie dann über die Funktion [[Button: Markieren]] und [[Button: Mark. Bereich]] die zu druckenden Aufträge aus.

Wir empfehlen hier den Autodruck für maximal 5-10 Aufträge zu verwenden.

Hinweis: Über den Button [[Button: Sortieren F2]] stellt CSB einige Sortierungen bereit die für den Autodruck gedacht sind und das Finden der gewünschten Aufträge erleichtert.

So werden bspw. mit der Sortierung C nur Aufträge angezeigt die bereits bezahlt sind, wo die Ware geliefert aber welche noch nicht bearbeitet wurden, und somit bereit für den Versand sind.

Nachdem Sie die gewünschten Aufträge markiert haben können Sie den Autodruck über den Button [[Button: Autodruck]] starten. CSB beginnt nun die gewählten Aufträge anhand der Einstellungen, welcher für den Autodruck hinterlegt wurden, abzuarbeiten. In dieser Zeit in der das Programm arbeitet sollte an der Station nichts weiter gearbeitet werden, auch nicht mit anderen Programmen.

6. Wie nutze ich die Packstation?

Bei der Konfiguration des Autodrucks unter Programmpunkt 9-4-1 - Programmparameter auf der Reiterkarte [[Tab: 5 Druckparameter]] kann für einige der Druckoptionen der Haken für die Packstation gesetzt werden.

Dies ist dann sinvoll, wenn es neben der Station welche den Autodruck startet, noch eine seperate Station gibt an welcher gepackt wird, wo bspw. dann erst dort die Paketkarte und die Pickliste gedruckt werden sollen.

Um die Funktion zu nutzen öffnen Sie an der Station an welcher gepackt wird in Ihrem CSB den Programmpunkt 6-8 - Rechnung/Postversand. Hier können Sie die Packstation über den Button [[Button: Packstation]] oder die Tastenkombination [[Key: ALT]] + [[Key: K]] starten.

Es öffnet sich die Paketstation, hier kann nun die Auftragsnummer des vorliegenden zu packenden Auftrags gescannt (oder eingetippt) werden. Optional, falls auch eine Paketkarte erzeugt werden soll, kann hier zusätzlich noch das Gewicht angegeben werden (falls noch nicht beim Auftrag hinterlegt) und per Button [[Button: DRUCKEN]] wird dann der Druck gestartet.

CSB führt nun für den gescannten Auftrag alle Schritte aus welche bei den Autodruckeinstellungen für die Packetstation aktiviert wurden.