Wie vergebe ich Sollzeiten im Zeitplanungsmodul für meine Mitarbeiter? (Zeitplanung)

Der Programmteil 9-3-2 Zeiplanung dient dazu, die Sollzeiten einzelner Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum festzulegen. Notwendig sind hierzu die Arbeitszeitmodelle, die in 9-3-3 Zeitmodelle angelegt wurden (Siehe dazu: Wie erfasse ich für das Zeitplanungsmodul die nötigen Stammdaten (Jahresurlaub / Zeitmodelle)?).

Um eine Sollzeit für einen Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum vorzugeben, verwenden Sie den Button [[Button: Sollzeit vorgeben/bearbeiten]].  Es öffnet sich eine Eingabemaske, in die das Planungsdatum, die Personalnummer, das Arbeitszeitmodell und die Zeitart eingegeben werden können. Außerdem kann angehakt werden welche Feiertage für das jeweilige Bundesland aktiv sind.

Diese Funktion ist auch in der Lage, vorhandene Einträge zu überschreiben. Dazu den entsprechenden Haken setzen [[Checkbox-Checked: vorh. Einträge überschreiben]]. Das ist immer dann notwendig, wenn z.B. für einen Zeitraum, in dem zunächst eine Anwesenheit gebucht wurde, nun ein Urlaub o.ä. gebucht werden soll.

Dies kann aber auch über die manuelle Bearbeitung erfolgen. Nachdem die Zeiten für den zuvor angegebenen Zeitraum eingeplant worden sind, können die Monate jeweils individuell bearbeitet werden.

Wählen Sie per Doppelklick den entsprechenden Monat aus, bzw. gehen Sie mit den Pfeiltasten auf den entsprechenden Monat und drücken Sie dann die Enter-Taste. Es erscheint eine Übersicht mit allen gebuchten Zeiten (Sollzeiten), dem gebuchten Zeitmodell und der sog. Zeitart.

Die unterschiedlichen Zeitarten sind Anwesend (A), Urlaub (U), Krank (K), Sonderurlaub (S), Kurzarbeit (Z), dienstliche Abwesenheit wie z.B. Schulungen (D), Überstundenausgleich (G) und Feiertag (F).

Die Sollstunden für die Anwesenheit können ausschließlich in der ersten Spalte gebucht werden. In der zweiten, standardmäßig leeren Spalte besteht die Möglichkeit z.B. einen halben Tag Urlaub für den jeweiligen Mitarbeiter zu buchen. Sehr wichtig dabei ist, dass Sie die Sollstunden für die beiden Buchungen entsprechend verteilen (z.B. 4 Stunden Anwesend, 3:45 Stunden Urlaub). Der Urlaub muss hierbei zwingend in der zweiten Spalte stehen!

Bedenken Sie auch, dass die Zeitart (F)eiertag ausschließlich für Feiertage vergeben wird, die eine gemeinsame Schnittmenge mit den in 9-3-3 Zeitmodelle vergebenen Tagen haben.

Nachdem nun alle Sollarbeitszeiten für die Mitarbeiter vergeben wurden, können die Mitarbeiter sich an der Stempeluhr für die Anwesenheit an und abstempeln.

Sonderfall: "halbe" Feiertage

In vielen Betrieben muss für Heiligabend und Silvester ein halber Tag Urlaub genommen werden. Damit das Zeitplanungsmodul dies richtig abbilden kann muss es folgendermaßen eingegeben werden:

Der vordere Bereich unter 9-3-2 Zeitplanung bleibt leer, im hinteren Bereich wird der Urlaub eingetragen.