Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) / Österreich (AT)

Seit dem 01.04.2017 gilt in Österreich die neue Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Um dieser Verordnung gerecht zu werden, wurden einige Änderungen im Programm vorgenommen und das RKSV Modul entwickelt. Was genau an Hardware erforderlich ist, welche Änderungen in der Warenwirtschaft umgesetzt wurden und wie sich die RKSV auf den Belegdruck auswirkt, erfahren Sie in den folgenden Punkten.

Inhalt dieser Anleitung:

1. Voraussetzungen
2. Betrieb in der CSB Warenwirtschaft
2.1 CSB als Registrierkasse anmelden
2.2 Installation und Registrierung der Signatureinheit (USB-Stick)
2.3 Aktivierung der RKSV in CSB
2.4 Prüfung des Starbelegs mit der BMF Belegcheck-App (BMF-APP)
3. Ausfall der Signatureinheit
4. Monatsbelege

 

1. Voraussetzungen

Alle Angaben beziehen sich auf die österreichische CSB-Version!

Als Signiereinheit wird der a.sign RK CHIP der A-Trust GmbH verwendet. Dieser kann mit dem Gemalto USB-Stick an jedem PC mit USB-Port angeschlossen werden. Der a.sign RK CHIP kann auch über alternative Hardware an den PC angeschlossen werden. Für die Beschaffung und weitere Fragen wenden Sie sich bitte an:

A-Trust Gesellschaft für Sicherheitssysteme im elektronischen Datenverkehr GmbH
Landstraßer Hauptstraße 5
A-1030 Wien
Tel.:        +43 (1) 713 21 51-0
Fax.:       +43 (1) 713 21 51-350
Mail.:      office@a-trust.at
Web:      www.a-trust.at

Wir empfehlen die Lösung per USB Stick, beachten Sie jedoch, dass im Onlineshop der Firma A-Trust nur ein Stick pro Firma bestellt werden können. Wenn Sie weitere Sticks benötigen wenden Sie sich bitte telefonisch an die Firma A-Trust. Neben dem Stick gibt es auch weitere Produkte die eingesetzt werden können, bitte wenden Sie sich bei Fragen zur besten Lösung für Ihre Hardwareumgebung ebenfalls an die Firma A-Trust.

Die CSB Warenwirtschaft spricht die Signiereinheit über einen entsprechenden Treiber an, der bei der Firma A-Trust frei heruntergeladen werden kann. Für jeden PC an dem bar kassiert werden soll ist ein Stick und dementsprechend ein Treiber notwendig. Der Download und die Installation des Treibers werden im Verlauf der Anleitung noch detailiert erklärt.

2. Betrieb in der CSB Warenwirtschaft

Um CSB mit der Signatureinheit verwenden zu können müssen mehrere Schritte durchgeführt werden:

1. CSB muss als Kasse beim Finanzamt registriert werden (siehe Kapitel 2.1)
2. Dem Finanzamt müssen die Signatureinheiten gemeldet werden (siehe Kapitel 2.2)
3. Der Startbeleg muss mit der BMF-App gescannt und geprüft werden (siehe Kapitel 2.4)

2.1 CSB als Registrierkasse anmelden

Als erstes müssen Sie CSB beim Finanzamt als Registrierkasse unter www.finanzonline.at mit Ihren Zugangsdaten anmelden (Ihre Zugangsdaten können Sie in der Regel bei Ihrem Steuerberater erfragen).

Nach erfolgreicher Anmeldung landen Sie auf der Hauptseite und navigieren von dort auf die Unterseite „Registrierkassen“.

Auf der folgenden Seite wählen Sie dann den Menüpunkt „Registrierung einer Registrierkasse“.

Im folgenden Dialog können Sie CSB nun als Registrierkasse anmelden. Hierbei ist wichtig zu verstehen, dass Ihr CSB System eine einzige große Registrierkasse mit mehreren Eingabestationen darstellt. Für die Registrierung sind folgende Daten notwendig:

Kassenidentifikationsnummer: Ist aktuell für CSB immer die 1! Lässt sich im Zweifel auch im Programmpunkt 9-4-1 – Programmparameter – Reiterkarte [[Tab: 3 Buch.Kto/Kreditkarten]] einsehen.

Bemerkung: Frei wählbar, wir empfehlen „CSB“

Benutzerschlüssel AES-256: Dies ist der AES-Key, der von CSB automatisch generiert wurde. Diesen finden Sie im Programmpunkt 6-5 – Verkäufe anzeigen per Button [[Button: AES Key anzeige]].

CSB zeigt Ihnen dann den AES Key an und kopiert diesen automatisch in die Windows Zwischenablage.

Diesen können Sie mit der Tastenkombination [[Key: Strg]] +[[Key: V]] auf der Webseite des Finanzamts einfügen.

Prüfwert für Benutzerschlüssel: Dieses Feld lassen Sie leer!

Sind alle Daten eingegeben, können Sie per Button „Registrieren“ CSB als Kasse beim Finanzamt registrieren.

2.2 Installation und Registrierung der Signatureinheit (USB-Stick)

Nachdem CSB als Kasse registriert wurde ist es nun notwendig jede Signatureinheit zu registrieren.

Hierfür muss zunächst an allen Stationen, an denen eine Signatureinheit verwendet wird, der entsprechende Treiber für die Signatureinheit installiert werden. Diesen Treiber finden Sie direkt auf der Homepage von A-Trust (https://www.a-trust.at/downloads/).

Downloaden Sie hier den a.sign Client.

Nach erfolgreichem Download können Sie den Treiber nun installieren (Das Setup befindet sich üblicherweise in Ihrem Windows Downloads Verzeichnis).

Starten Sie die Installation des Treiber per Doppelklick auf die ASignClient Installationsdatei. Bestätigen Sie alle Angaben (in der Regel müssen keine Änderungen vorgenommen werden und der Installer kann so durchgeklickt werden). Am Ende stellen Sie das Setup fertig und der a.sign Client wird gestartet.

Damit ist die Installation abgeschlossen. In der Windows Taskleiste finden Sie nun das Symbol das a.sign Clients (ggf. befindet es sich auch im Untermenü das über den kleinen weißen Pfeil geöffnet werden kann)

Nun können Sie mit der Registrierung der Signatureinheit beginnen. Hierbei ist zu beachten, dass jede Signatureinheit registriert werden muss! Haben Sie drei Gemalto USB-Sticks der Firma A-Trust erworben, müssen alle drei Sticks registriert werden. Stecken Sie hierfür zunächst einen Gemalto USB-Stick an Ihren PC an.

Danach navigieren Sie wieder auf die Registrierkassenübersicht von www.finanzonline.at und wählen den Menüpunkt „Registrierung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit“.

Auf der folgenden Seite kann nun die Signatureinheit registriert werden. Hierfür benötigen Sie folgende Angaben:

Art der Sicherheitseinrichtung: Hier wählen Sie Signaturkarte (sofern Sie den Stick mit Signaturkarte einsetzen).

Vertrauensdiensteanbieter: Hier wählen Sie „AT1 A-Trust“.

Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates: Hier müssen Sie nun über den a.sign-Client die Seriennummer des angeschlossenen Sticks herausfinden und eintragen.

Hierfür klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das a.sign-Client Symbol in Ihrer Taskleiste und wählen den Menüeintrag „Kartenverwaltung“.

Es öffnet sich die Kartenverwaltung. Hier sollten Sie Ihre angeschlossene Signaturkarte in der Übersicht sehen.

Klicken Sie auf den Button „Zertifikat anzeigen“, um sich weitere Zertifikatsinformationen anzeigen zu lassen. Wechseln Sie im folgenden Fenster auf die Reiterkarte „Details“.

Hier finden Sie den Eintrag „Seriennummer“. Diese Nummer bitte ohne Leerzeichen im Feld Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates händisch eintragen, nicht per Copy & Paste!
(Bsp: 72 bc 8f cx -> 72bc8fcx)

Sind alle Daten eingetragen, können Sie die Registrierung abschließen. Die Registrierung muss für jede Signatureinheit durchgeführt werden!

2.3 Aktivierung der RKSV in CSB

Nachdem CSB als Kasse registriert und die Signatureinheiten installiert und registriert wurden, kann CSB nun in den RKSV Modus gesetzt werden.

Achtung!: Bevor CSB in den RKSV Modus gesetzt wird, müssen alle Stationen das CSB verlassen! Es ist zwingend erforderlich, dass wirklich sämtliche Stationen das CSB verlassen haben! Ansonsten kann eine korrekte Signierung der Barverkäufe nicht gewährleistet werden!

Sind alle Stationen beendet, starten Sie eine CSB Station mit angeschlossener Signatureinheit. Öffnen Sie den Programmpunkt 9-4-1 -> Programmparameter – Reiterkarte [[Tab: 3 Buch.Kto/Kreditkarten]]

Setzen Sie den Haken [[Checkbox-Checked: RKSV Kasse (nur AT)]] und speichern Sie die Änderungen mit [[Image: CSB-BildUnten-Button]] ab. Das Programm wird ordnungsgemäß beendet und muss neu gestartet werden.

Nachdem CSB neu gestartet wurde, wird beim Start von CSB nun eine Verbindung mit der Signiereinheit aufgebaut.

Es kann einen kurzen Moment dauern bis die Verbindung mit der Sicherheitseinrichung hergestellt wurde.

Sollte die Sicherheitseinrichtung nicht angesprochen werden können, wird eine entsprechende Warnung ausgegeben. Die Warenwirtschaft wird in jedem Fall dennoch gestartet (siehe hierfür Kapitel 3).

Beim ersten Start der CSB Warenwirtschaft mit Signiereinheit wird automatisch ein Startbeleg mit einem QR-Code erzeugt. Dieser kennzeichnet den Beginn der signierten Zahlungsvorgänge.

ACHTUNG!: Dieser Startbeleg muss mit der BMF-Belegcheck App kontrolliert werden, bevor das reguläre Buchen von Barverkäufen im Sinne der RKSV fortgesetzt wird! Ansonsten kann eine korrekte Signierung der Barverkäufe nicht gewährleistet werden! Wie die Kontrolle genau durchgeführt wird erfahren Sie im nächsten Kapitel (2.4).

Nach dem erfolgreichen Aktivieren des RKSV Modus im CSB ist es nun nicht mehr möglich Barverkäufe im Sinne der Registrierkassenverordnung an Stationen ohne Signiereinheit durchzuführen. Alle Stationen die keine Anbindung an eine entsprechende Signiereinheit besitzen, können von nun an nur noch auf OP fakturieren, alle anderen Felder sind ausgegraut.

 

Bei allen Stationen mit Signiereinheit muss, analog wie an der ersten Station, unter 9-4-1 Programmparameter auf der Reiterkarte 3 der RKSV Haken gesetzt werden und danach die Station neu gestartet werden.

2.4 Prüfung des Starbelegs mit der BMF Belegcheck-App (BMF-APP)

Bevor Sie den regulären Betrieb wiederaufnehmen und weitere Barverkäufe im Sinne der RKSV buchen, muss der Startbeleg auf Richtigkeit geprüft werden.

Beim ersten Start von CSB mit angeschlossener Signatureinheit und aktiviertem „RKSV“ Haken in den Programmparametern 9-4-1 – Reiterkarte 3 wird automatisch ein Startbeleg erzeugt.

Der Beleg ist unter Programmpunkt 6-5- Verkäufe anzeigen sichtbar als "Startbeleg" und kann von dort ausgedruckt werden über den Button [[Button: Drucken]].

Hier als Beispiel der ausgedruckte Startbeleg (A4 Bon):

Dieser Startbeleg wird nur einmalig erstellt. Er kann bei Bedarf jederzeit nachgedruckt werden. Der Startbeleg muss unbedingt mit der BMF Belegcheck-App geprüft werden. Erst nach erfolgreicher Prüfung des Startbelegs sollte das reguläre Buchen von Barverkäufen im Sinne der Registrierkassensicherheitsverordnung wieder aufgenommen werden!

Die BMF Belegcheck-App können Sie für Android oder iOS über die jeweiligen Appstores beziehen.

Mit der App scannen Sie dann den Barcode des Startbelegs aus Ihrer CSB Warenwirtschaft. Danach melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten für die App an. Den Zugang für die App müssen Sie zunächst unter www.finanzonline.at erstellen! Die Prüfung kann erst erfolgen, wenn Sie vorher CSB als Registrierkasse registriert und die Signatureinheit gemeldet haben, wie in Kapitel 2.1 und 2.2 beschrieben. Sollte der Startbeleg korrekt sein, bekommen Sie einen grünen Haken.

Sollte diese Prüfung nicht erfolgreich sein bitten wir Sie, sich beim Support von CSB zu melden. Erst nach erfolgreicher Überprüfung des Startbelegs sollten Sie mit dem normalen Buchen fortfahren!

 

2.5 Signierung der Folgebelege nach dem Startbeleg

Nach dem Erstellen des Startbelegs müssen alle folgenden Belege mit Bargeldzahlungen im Sinne der RKSV signiert werden. Dies wird durch die Warenwirtschaft automatisch gewährleistet. Das Kassieren von Bargeldzahlungen im Sinne der RKSV ist nur noch an Stationen mit aktivierter Signiereinheit möglich. An allen anderen Stationen kann nur noch auf OP gebucht werden.

Bei allen Verkäufen oder Zahlungen mit Bargeldanteil wird zukünftig auf den Kassenbons oder den Rechnungen eine Signatur in Form eines QR-Codes gedruckt. Der Beleg muss dem Kunden unaufgefordert ausgehändigt werden. Der Kunde ist im Gegenzug dazu verpflichtet diesen bis zum Verlassen des Ladenlokals aufzubewahren. Für Details oder rechtliche Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

Als Beispiel folgt ein signierter Kassenverkauf (Bon A4):

3. Ausfall der Signatureinheit

Sollte die Signatureinheit ausfallen gibt die CSB Warenwirtschaft eine Warnung aus.

Kassieren und Weiterarbeiten ist dennoch möglich. Die Belege werden entsprechend mit einer besonderen Signatur versehen ("Signatureinrichtung ausgefallen"). Ansonsten werden diese Belege wie normal signierte Belege behandelt. Falls absehbar ist, dass die Signatureinheit länger ausfällt, ist dies über Finanz Online zu melden. Für weitere Fragen bzgl. des Ausfalls der Sicherheitseinrichtung wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

4. Monatsbelege

Beim ersten Start einer Kassenstation in einem neuen Monat wird automatisch ein Monatsendbeleg für den vorherigen Monat erzeugt. Dieser ist ebenso wie der Startbeleg unter Menüpunkt 6-5 einsehbar und kann von dort ausgedruckt werden.

 

5. DEP Export

Ebenfalls unter Menüpunkt 6-5 ist der Export des Datenerfassungsprotokolls (DEP) mittels des Buttons [[Button: DEP export]] möglich.

Für den Export muss jeweils das Startdatum und das Enddatum angegeben werden. Das Protokoll wird als JSon-Datei in den CSBxPort Ordner exportiert.