Wie kann ich eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format mit dem CSB erzeugen?

1. Voraussetzungen – Programmparameter unter 9-4-1 Reiterkarte 9 (Eigene Daten)

Damit der Export erzeugt werden kann, müssen in den Programmparametern in 9-4-1 Reiterkarte 9 die eigenen Firmendaten komplett erfasst werden.

Es ist hier unbedingt darauf zu achten, dass folgende Daten komplett gepflegt werden:

• Komplette Adresse (Name, Straße, PLZ und Ort)
• LKZ nach ISO2 (bspw. DE für Deutschland)
• Ansprechpartner unter „Zusatz“
• E-Mail Adresse
• USt.-ID
• Komplette Bankdaten inkl. Kontoinhaber

2. Voraussetzungen beim Rechnungsempfänger

Damit die E-Rechnung exportiert werden kann, müssen zusätzlich zu den eigenen Angaben auch noch ein paar Daten beim Rechnungsempfänger zwingend hinterlegt sein.

Hier muss beim jeweiligen Kunden folgendes angegeben sein:

• Komplette Adresse (Name, Straße, PLZ und Ort)
• LKZ nach ISO2 (bspw. DE für Deutschland)
• E-Mail Adresse

3. Zentrale Ablage von PDFs aktivieren

Damit CSB die Rechnung im ZUGFeRD-Format erzeugen kann, ist es im Vorfeld notwendig, in den Programmparametern unter 9-4-1 Reiterkarte 1 die Auswahl „Alle Rg zentral auf PDF“ aktiv zu haben.

Diese Auswahl sorgt dafür, dass beim Druck einer Rechnung bzw. bei der Anzeige einer Druckvorschau eine PDF dieser Rechnung erstellt und diese zentral unter „\PRG\PDF_Rechnungsarchiv\“ abgelegt wird.

Im Rechnungsarchiv sind Unterordner nach Jahreszahlen angelegt, Rechnungen mit Datum aus 2026 sind demnach in „2026“ abgelegt.

4. E-Rechnung erstellen

Um eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format zu erstellen, wählen Sie die fakturierte Rechnung aus, dabei ist es egal, ob es sich um eine KFZ-Rechnung (7-2), Werkstattrechnung (8-1) oder Teilerechnung/Rechnungsverkauf (6-8) handelt.

Hier einmal am Beispiel eines Rechnungsverkaufs im Programmpunkt 6-8 gezeigt.

Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus dem Scrolling aus, so dass diese farblich markiert ist und verwenden dann den Button [ZUGFeRD], um den Export als E-Rechnung zu starten.

Es öffnet sich das Exportfenster und optional können Sie den Haken "als eMail versenden" aktivieren, um die E-Rechnung direkt via eMail zu versenden. Ansonsten wird diese zunächst nur als Datei exportiert und kann später manuell versendet werden.

Bestätigen Sie dann mit um den Export zu starten.

Die E-Rechnung wird in den Unterordner “ZUGFeRD” direkt im CSB PRG-Verzeichnis abgelegt. Der Dateiname entspricht der Rechnungsnummer (hier im Beispiel 11852.pdf).